Per il proprio Organismo di Ispezione è più saggio utilizzare una soluzione software fatta realizzare su misura o adottare un gestionale standardizzato per il settore?
L'argomento è di quelli "tosti" e "spigolosi", difficile mettere tutti d'accordo, ma proveremo ad affrontarlo con assoluta razionalità convinti possa rappresentare un valido spunto di riflessione per tanti imprenditori oggi alle prese con una scelta molto importante.
Premesso che il contesto nel quale affronteremo la nostra disamina è proprio quello degli Organismi di Ispezione che generalmente oltre alla regolare attività di impresa sono tenuti a rispettare ed applicare un rigido quanto specifico regime di qualità imposto dalla Normativa.
Fatta dunque questa doverosa precisazione ci poniamo la fatidica domanda:
SOFTWARE SU MISURA O SOLUZIONE STANDARDIZZATA SPECIFICA DI SETTORE?
Nel nostro caso proveremo a fornire una risposta analizzando molteplici aspetti sintetizzati in 8 distinti punti:
- Costi di implementazione
E' ovvio che la realizzazione di un software da "0" implicherebbe un lavoro sicuramente di gran lunga superiore rispetto all'adozione di un prodotto già pronto con conseguente maggior investimento di denaro.
A ciò andrebbe aggiunto tutto il tempo necessario a trasferire al produttore del software tutto il know-how necessario attraverso specifiche sedute di analisi e confronto.
Bisogna infatti sapere che proprio tale ultimo aspetto rappresenta la parte più critica e delicata di ogni processo di produzione software che più di ogni altra può determinare la realizzazione di un prodotto di qualità e cioè perfettamente aderente alle esigenze.
Possiamo quindi affermare senza alcun dubbio di smentita che la realizzazione di un software personalizzato è generalmente più costosa ed impegnativa oltre che più rischiosa in merito alla qualità del risultato finale;
- Tempi di implementazione
I tempi sono la naturale conseguenza di quanto su specificato per i costi.
La realizzazione di una soluzione software personalizzata richiede generalmente dei tempi di gran lunga superiori per il completamento dell'intero processo costituito da analisi dei requisiti, progetto tecnico, sviluppo e rilascio delle versioni di test con successive inevitabili correzioni. Basti pensare che a seconda della complessità del progetto e della stessa disponibilità da parte del cliente la messa a regime potrebbe richiedere anche anni.
Possiamo quindi affermare anche in questo caso e senza alcun dubbio di smentita che realizzare un software personalizzato richiede generalmente tempi molto più lunghi;
- Aggiornamenti, nuove funzionalità ed adeguamenti normativi
Cambiano le tecnologie, cambiano le Norme, cambiano spesso e velocemente gli scenari economici nei quali le aziende operano e diventa determinante sapersi adeguare quanto più rapidamente possibile.
Un software su misura è di per sè un software "statico" il cui aggiornamento e/o adeguamento normativo avviene previa richiesta del cliente e a fronte di un investimento economico con tempi ragionevoli anche in funzione dell'entità stessa delle funzioni da implementare.
Un software standardizzato distribuito in larga scala fa dell'aspetto degli aggiornamenti e adeguamenti funzionali uno dei maggiori punti di forza!
Infatti proprio in virtù della grande diffusione e dell'elevato numero di utilizzatori è mantenuto costantemente e preventivamente aggiornato oltre che adeguato dal punto di vista normativo e con tempi molto più rapidi oltre che con modalità spesso completamente gratuite.
Gli aggiornamenti sono spesso costituiti da nuove funzionalità frutto del know-how di tante società operanti nel settore oltre che dell'esperienza specializzata della software house dunque realizzato da chi segue e conosce fortemente il mondo in cui opera il cliente.
Possiamo quindi affermare che un software su misura richiederebbe tempi e costi di adeguamento e aggiornamento sicuramente superiori rispetto ad una soluzione standardizzata distribuita;
- Adeguatezza della soluzione software ai propri processi non standardizzati
Partiamo da un concetto di fondo: l'implementazione di una soluzione software ad hoc è statisticamente giustificata solo in tutte quelle situazioni ove vi sia la reale esigenza di digitalizzare processi "Non standard". La domanda che ogni imprenditore deve porsi è: La mia azienda opera seguendo processi "non standard"? Ed in caso affermativo la seconda domanda suonerebbe grosso modo così: Che tipo di vantaggio conferisce alla mia azienda il fatto di lavorare secondo un processo di lavoro non standardizzato?
Spesso infatti lavorare seguendo un flusso di lavoro fatto di eccezioni è solo il risultato dell'applicazione di abitudini e consuetudini impostate nel corso degli anni che finiscono col diventare una zavorra più che un valore aggiunto per l'azienda.
Spessissimo si è consapevoli della necessità di standardizzare i processi, ma l'idea di cambiare le cose a cui siamo abituati da anni spaventa e scoraggia il passaggio a soluzioni migliori. Bene, quì nasce la vera sfida per l'imprenditore!
Dunque in sintesi si dovrebbe affermare che laddove l'unicità e la gestione "non standardizzata" dei propri processi dovesse rappresentare un vero valore aggiunto per la propria azienda, anche a fronte di un maggior investimento economico e tempo la scelta di adottare un software realizzato su misura è generalmente la scelta più logica, in qualsiasi altro caso la soluzione è quella di standardizzare quanto possibile i propri processi e virare su soluzioni specifiche di settore che possano al contempo dare affidabilità ed un giusto mix di personalizzazioni;
- Il regime di qualità e i processi standardizzati imposti dalla Normativa
Prima di iniziare la disamina abbiamo fatto una doverosa precisazione e cioè quella di contestualizzare la nostra disamina con esplicito riferimento al settore delle verificazioni periodiche.
Sappiamo infatti molto bene che il mondo degli Organismi Accreditati chiede l'applicazione di rigidi schemi di qualità contrariamente a tanti altri settori.
Un buon sistema informativo non deve quindi solo limitarsi alla gestione dei normali processi di vendita e gestione amministrativa, ma dovrebbe anche garantire di poter svolgere ogni attività garantendo l'applicazione dello schema di qualità richiesto.
La "qualità" deriva da specifiche norme ormai standardizzate per tutti gli operatori del settore dunque anche in funzione della disamina affrontata al punto nr. 4 ci porta ad'una riflessione: perché investire nella realizzazione di un sistema software ad hoc solo per replicare processi standardizzati?
La risposta è molto semplice, quasi tutti i software fatti realizzare su misura non contemplano anche la parte di qualità in quanto molto dispendiosa con il risultato di avere un gestionale magari anche abbastanza completo, ma del tutto privo della parte di qualità che quindi dovrà essere gestita in modo differente;
- Costi di mantenimento nel tempo
I costi di mantenimento spesso dipendono dal servizio erogato più che dalla tipologia di di software.
Un software su misura una volta rilasciato al cliente non eroga alcun ulteriore particolare servizio (Es. Aggiornamenti, adeguamenti normativi, etc...) e quindi particolari costi di mantenimento.
Apparentemente quindi, nel breve periodo, sembrerebbe la scelta più economica, ma nel medio lungo periodo si espone alla necessità di richiedere alla software house ulteriori aggiornamenti e adeguamenti. Tali situazioni generano spesso tempi molto dilatati e costi spesso elevati e stando alle statistiche sono la principale motivazione che spinge gli imprenditori a orientarsi verso soluzioni specifiche di settore.
Potremmo quindi affermare che considerando un periodo adeguatamente lungo di utilizzo del software la scelta di utilizzare un software su misura esporrebbe l'aziendale a rischi potenziali di inadeguatezza e obsolescenza o di investimenti ulteriori di adeguamento della soluzione con tempi di risposta solitamente molto più lunghi.
In questo casi si parla giustamente di esposizione potenziale e non di assoluta certezza in quanto tali situazioni potrebbero anche non verificarsi, molto dipende anche dalla completezza funzionale del software e dalle stesse esigenze dell'azienda di avere sempre una soluzione adeguata alle proprie esigenze e questo ovviamente non vale sempre per tutti.
- Supporto, assistenza e consulenza
Supporto ed assistenza sono gli aspetti che generalmente incidono di più sulla scelta dell'imprenditore.
Quando si parla di supporto o di assistenza si intende la capacità da parte di un fornitore nel prendere in carico una richiesta da parte del cliente e gestirla in tempi ragionevoli. Tale aspetto è difficile da verificare e dunque spesso si è portati a scegliere un fornitore abituale che si conosce rispetto ad un fornitore seppur specializzato trovato in rete.
Quì sarebbe opportuno aggiungere una piccola, ma particolare considerazione: scegliere una soluzione standardizzata aggiunge al concetto di supporto ed assistenza anche quello di consulenza. E questo perchè il know-how di una società specializzata nel settore di competenza è sicuramente ben altra cosa di quello di una società che deve sviluppare un software personalizzato e per la prima volta e che paradossalmente andrebbe preventivamente istruita sul funzionamento e le norme di settore.
La conoscenza acquisita dalle aziende specializzate nel settore possono rappresentare un fondamentale risorsa.
- Il concetto di proprietà nel mondo del software
E' il momento di affrontare un altro spinosissimo argomento spesso molto caro ai sostenitori delle soluzioni software fatte realizzare ad hoc: il concetto di proprietà del software.
Chi sceglie di farsi realizzare un software personalizzato ne paga lo sviluppo e ne acquisisce di conseguenza tutti i diritti di proprietà. Fin quì il discorso "non fa un piega", ma il concetto di proprietà nell'ambito software dovrebbe implicare non solo l'utilizzo dello stesso, ma anche e direi soprattutto la proprietà e quindi l'accesso sui codici sorgenti.
Premesso quindi che il cliente prenda possesso anche degli stessi codici sorgenti cosa accadrebbe nel caso in cui il produttore originario del software venisse meno o iniziasse a fornire disservizi?
Queste sono alcune delle risposte che diverse aziende ci hanno fornito alla domanda: come mai sta valutando la nostra soluzione software?
- "Abbiamo un software fatto realizzare su misura, ma siamo stanchi dei continui ritardi e dei tempi di risposta lunghissimi delle nostre richieste da parte del nostro attuale fornitore;"
- Il software l'ha realizzato un nostro incaricato interno, ma ora ha deciso di andare via e non sappiamo più come gestirlo;
- La società che ci ha realizzato il software si è sciolta e la persona che seguiva il nostro progetto è irraggiungibile oltre che indisponibile;
- Abbiamo i codici sorgenti del nostro programma, ma non riusciamo a trovare una società di fiducia compatibile con i linguaggi utilizzati o disponibile nel portarne avanti lo sviluppo se non a costi esorbitanti;
- Il programma che usiamo va bene, ma avrebbe bisogno di alcune nuove implementazioni in quanto il nostro Organismo ha ottenuto nuove abilitazioni. Purtroppo la società che ci segue ci ha chiesto cifre importanti e tempi molto lunghi e dovremmo anche investire molto tempo per spiegargli bene cosa vorremmo;
- Abbiamo un software fatto realizzare appositamente per noi, ma nessun accesso ai codici sorgenti quindi non riusciamo a modificarlo se non attraverso la società che lo ha realizzato, ma che adesso non esiste più!
- Il programma è stato realizzato da un programmatore freelance che però a distanza di anni non riesce a stare dietro le nostre esigenze;
Tutti scenari dove il concetto di proprietà del software è all'atto pratico totalmente inapplicabile e questo perché il software deve essere considerato come un servizio e non come un prodotto e nel momento in cui viene interrotto tale servizio (supporto, aggiornamento, adeguamento, etc....) il software "muore" e perde qualsiasi utilità o affidabilità.
CONSIDERAZIONI
Vogliamo sperare sia stata una lettura piena di spunti e riflessioni che magari avrà chiarito alcuni dubbi o messo in discussione assolute certezze.
Il nostro intento è stato quello di spiegarvi nel modo più semplice dinamiche e scenari spesso molto complessi (speriamo esserci riusciti), ma realtà è che le considerazioni finali spettano solo a voi imprenditori che conoscete la vostra azienda e dall'alto della vostra esperienza saprete sicuramente scegliere la strada migliore da percorrere nella speranza che tale strada possa intrecciarsi alla nostra magari anche solo per un confronto.
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