Il modulo "NOTIFICHE PLUS" è lo strumento di Verigest concepito per l'invio automatico di comunicazioni email e PEC personalizzate.
A COSA SERVE?
Consente di migliorare e velocizzare la gestione delle comunicazioni attraverso l'invio automatizzato e personalizzato di e-mail e/o PEC rivolte alle più disparate tipologie di soggetti come clienti, tecnici verificatori, amministratori, manutentori, etc...
Il nuovo modulo è stato concepito per 2 importanti scopi:
- Automatizzare l'invio di specifiche e personalizzate comunicazioni via Email, SMS, PEC verso l'esterno;
- Memorizzare tutti gli invii eseguiti con relativo esito di trasmissione;
A CHI E' RIVOLTO IL SERVIZIO?
A tutte le aziende che gestiscono un flusso di comunicazioni rilevante e che vorrebbero quindi alleggerire il proprio personale dal gravoso onere della gestione delle comunicazioni.
QUALI SONO I VANTAGGI?
Il vantaggio principale è sicuramente quello di ridurre i carichi di lavoro degli operatori interni delegando al sistema l'invio automatico delle comunicazioni email/PEC ai relativi destinatari.
Un altro aspetto molto vantaggioso sarebbe anche quello di sfruttare gli automatismi del sistema per poter gestire comunicazioni che diversamente non sarebbe stato possibile gestire. Tutto ciò si traduce in una maggiore efficienza ed un miglioramento della qualità dei servizi rivolti ai clienti.
QUALI NOTIFICHE SI POSSONO INVIARE?
Ecco di seguito elencate le notifiche che il sistema è in grado di gestire organizzate per ambito:
- Scadenze verifiche - Raccoglie tutte le notifiche direttamente collegate alle comunicazioni che sarebbe congeniale gestire in merito alle scadenze delle attività ispettive previste per ogni impianto:
- Notifica di riepilogo delle verifiche in scadenza di 1° livello
Notifica inviata al cliente se ci sono verifiche in scadenza.
Si può impostare quanti giorni prima della scadenza inviare l’email. Questo avviene a prescindere dalla presenza o dallo stato della commessa eventualmente associata a quell’impianto, a patto che l’impianto sia “in servizio”.
- Notifica di riepilogo delle verifiche in scadenza di 2° livello
Se in seguito all’invio della notifica di 1° livello, la verifica non è ancora stata gestita/pianificata, è possibile inviare un secondo sollecito.
- Notifica di riepilogo delle verifiche in scadenza
Email inviata al cliente, contenete una lista di verifica la cui scadenza ricade in un intervallo temporale scelto a monte.
- Notifica di riepilogo delle verifiche in scadenza da area cliente
Nel caso in cui l’area cliente venga attivata sull’account del manutentore o dell’amministratore di condominio, è possibile, previa selezione degli impianti, inviare una email con le scadenze delle verifiche ai clienti proprietari dei suddetti impianti.
- Gestione offerte & contratti - Raccoglie tutte le notifiche direttamente collegate alle comunicazioni che sarebbe congeniale gestire in ambito "commerciale":
- Notifica di riepilogo commesse
Consente l’invio massivo di offerte/contratti al cliente. Come tutte le notifiche di riepilogo che prevedono l’invio di un allegato, l’email non conterrà materialmente il file ma mostrerà un pulsante di download, che rimanda ad un elenco di file da scaricare.
- Gestione amministrativa - Raccoglie tutte le notifiche inerenti la gestione prettamente amministrativa dell'organismo:
- Notifica di riepilogo fatture
Consente l’invio massivo delle fatture di cortesia. Come tutte le notifiche di riepilogo che prevedono l’invio di un allegato, l’email non conterrà materialmente il file ma mostrerà un pulsante di download, che rimanda ad un elenco di file da scaricare.
- Notifica riepilogativa delle fatture da area cliente
Messaggio che è possibile inviare dall’area cliente, relativamente alle fatture selezionate. Il contenuto dell’email potrà essere personalizzato dallo stesso cliente dall’area riservata al momento dell’invio. Ha come destinatario l’organismo.
- Pianificazione attività - Raccoglie tutte le notifiche direttamente collegate alla gestione di tutte le attività prettamente "organizzative" e quindi finalizzate alla pianificazione di quanto necessario per le verifiche:
- Notifica riepilogativa degli incarichi assegnati ai tecnici
Email inviata al cliente contenente l’elenco degli incarichi di verifica e i nominativi dei tecnici cui sono stati affidati.
- Notifica di annullamento verifica
Email che è possibile inviare nel caso in cui venga annullata la verifica.
- Notifica riepilogativa di assegnazione incarichi di verifica
Email automatica che viene inviata al tecnico, contenente l’elenco delle verifiche che gli sono state assegnate. Può essere pianificata a cadenza giornaliera, settimanale o mensile.
- Notifica di assegnazione incarico di verifica
Email che è possibile inviare quando si assegna una verifica al tecnico (una per ogni verifica assegnata).
- Notifica di riepilogo verifiche da pianificare aventi commessa in scadenza
Email inviata all’organismo se, per impianti la cui commessa è in scadenza, ancora non sono state gestite le verifiche.
- Notifica riepilogativa delle verifiche da area cliente
Messaggio che è possibile inviare dall’area cliente, relativamente alle verifiche selezionate. Il contenuto dell’email potrà essere personalizzato dallo stesso cliente dall’area riservata al momento dell’invio. Ha come destinatario l’organismo.
- Notifica riepilogativa di attività pianificate
Email riepilogativa di tutti gli appuntamenti fissati in agenda nell’arco della giornata, della settimana o del mese, a seconda del tipo di pianificazione (giornaliera/settimanale/mensile). Consente di stabilire quanti giorni prima dell’appuntamento inviare l’email. Funge quindi più da promemoria nel caso in cui la pianificazione sia a lungo termine.
- Notifica di programmazione appuntamento in agenda
Email inviata al tecnico ed a tutti i soggetti coinvolti nella verifica, quando viene programmato l’appuntamento in agenda (una email per ogni appuntamento fissato).
- Notifica riepilogativa di programmazione appuntamenti in agenda
Email riepilogativa di tutti gli appuntamenti fissati in agenda nell’arco della giornata, della settimana o del mese, a seconda del tipo di pianificazione (giornaliera/settimanale/mensile). Può essere inviata a tutti i soggetti coinvolti nella verifica.
- Notifica di annullamento incarico di verifica
Notifica inviata al tecnico nel caso in cui gli venga annullato l’incarico di verifica precedentemente assegnatogli.
- Notifica di annullamento appuntamento in agenda
Email inviata se viene annullato l’appuntamento in agenda.
- Notifica di rinuncia incarico di verifica
Notifica inviata a tecnico e/o organismo nel caso in cui un ispettore rifiuti l’incarico assegnatogli.
- Notifica di spostamento appuntamento in agenda
Email inviata se l’appuntamento in agenda viene spostato ad altra data.
- Redazione e controllo verbali - Raccoglie tutte le notifiche inerenti la gestione delle verifiche e precisamente l'aspetto della redazione e relativo riesame:
- Notifica di riepilogo rapporti e verbali
Consente l’invio massivo di rapporti/verbali/checklist al cliente. Come tutte le notifiche di riepilogo che prevedono l’invio di un allegato, l’email non conterrà materialmente il file ma mostrerà un pulsante di download, che rimanda ad un elenco di file da scaricare.
- Notifica di avviso verbale con esito negativo
Email inviata a tecnico e/o organismo se viene assegnato esito negativo al verbale.
- Notifica di avviso inserimento non conformità rapporto
Notifica inviata al tecnico e/o in copia all’organismo se il responsabile assegna una non conformità al rapporto, in fase di riesame.
- Notifica di avviso risoluzione non conformità rapporto
notifica inviata al responsabile e/o in copia all’organismo quando il tecnico risolve la non conformità assegnata dal responsabile.
- Notifica di riepilogo verifiche da trasmettere al ministero entro i termini di scadenza imposti
Email inviata automaticamente all’organismo un certo numero di giorni prima del limite di scadenza per la comunicazione delle verifiche eseguite al ministero.
- Gestione anagrafiche - Raccoglie tutte le notifiche che andrebbero di fatto a facilitare e migliorare la registrazione dei dati anagrafici soprattutto in tutti quei casi ove l'archivio è sottoposto a potenziale revisione da parte di operatori e tecnici:
- Notifica riepilogativa degli impianti da area cliente
Messaggio che è possibile inviare dall’area cliente, relativamente agli impianti selezionati. Il contenuto dell’email potrà essere personalizzato dallo stesso cliente dall’area riservata al momento dell’invio. Ha come destinatario l’organismo.
- Notifica di avviso di variazione della tipologia dell'impianto
Email automatica inviata all’indirizzo dell’organismo, nel caso in cui venga modificata la tipologia di un impianto da parte di un operatore interno.
- Notifica di variazione dati da Digitask
Email inviata al tecnico e/o all’organismo se, compilando la procedura Digitask, vengono modificate le caratteristiche dell’impianto o alcune informazioni legate al cliente.
L’email contiene la lista dei campi che hanno subito variazioni, con il vecchio valore e il valore aggiornato. Può essere pianificata a cadenza giornaliera, settimanale o mensile.
POSSO PERSONALIZZARNE IL CONTENUTO?
Le notifiche sono completamente personalizzabili nel testo, nell'oggetto e nei relativi allegati.
Ciò significa che ad esempio ti basterà un click per inviare al tuo cliente i verbali delle verifiche eseguite con annessa fattura via PEC o semplicemente il riepilogo di tutte le fatture o semplicemente far presente ad ogni tecnico tutti gli appuntamenti fissati per le verifiche da eseguire il giorno successivo.
POSSO PERSONALIZZARE I DESTINATARI?
Le notifiche posso essere personalizzate in modo tale che il software possa automaticamente inviarle a specifici destinatari al verificarsi di particolari eventi.
E' così possibile configurare servizi di sicuro valore aggiunto come l'avviso automatico a cliente in prossimità della scadenza della verifica di un suo impianto e tanto altro ancora.
POSSO OTTENERE GLI ESITI DEGLI INVII
Uno dei vantaggi più grandi del modulo NOTIFICHE PLUS sta proprio nel sistema di monitoraggio e consultazione di tutti gli invii eseguiti e del relativo esito soprattutto quando le comunicazioni vengono spedite direttamente dal software in modo automatico.
Questa funzionalità è fondamentale per garantire il regime di qualità soprattutto quando si inviano comunicazioni importanti come rapporti tecnici e verbali ai clienti.
POTREI AVERE PROBLEMI DI SPAM?
Quando si inviano grandi volumi di email con sistemi e servizi tradizionali si è soggetti a particolari limitazioni. Tali limitazioni sono applicate al fine di evitare che il dominio o l'indirizzo email del mittente possa essere classificato come SPAM attivando così un blocco e di fatto recando un fortissimo danno oltre che estremo disagio all'azienda.
Il modulo NOTIFICHE PLUS comprende anche un servizio SMTP professionale utile ad evitare blocchi e inutili rischi consentendo così l'invio massivo di email/PEC sfruttando gli stessi indirizzi email ufficiali della tua azienda!
Potrai quindi lavorare senza bisogno di cambiare indirizzi di posta elettronica.
MA QUANTO COSTA?
Il modulo NOTIFICHE PLUS è un upgrade del servizio standard proposto nella versione base di Verigest ed è proposto a:
- Attivazione di 190 €uro iva esc. una tantum (una volta e basta) comprensivo di installazione, prima configurazione e servizio di formazione dedicata;
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Servizio di mantenimento di 9 €/mese iva esc.;
COME RICHIEDERNE L'UTILIZZO
Può essere attivato inoltrando relativa richiesta al nostro staff scrivendo a commerciale@verigest.it
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